Llega el día 15 y faltan facturas de media cartera. Unos clientes las mandaron por correo, otros por el WhatsApp de alguien del despacho, otros las traerán «mañana en mano». Y cada trimestre se repite lo mismo: llamar uno a uno, escribir uno a uno y cerrar con prisas.
En esta guía tienes el calendario que marca el ritmo, por qué los papeles llegan tarde aunque los pidas a tiempo, un calendario de avisos que se puede copiar tal cual y una cuenta sencilla de cuántas horas se van en perseguir documentación.
El calendario que manda: los días 20 de abril, julio y octubre, y enero
Las autoliquidaciones trimestrales del IVA (modelo 303) y del pago fraccionado del IRPF (modelos 130 y 131) se presentan ante la Agencia Tributaria del 1 al 20 del mes siguiente a cada trimestre, salvo el cuarto, que tiene hasta el 30 de enero. Si el último día cae en fin de semana o festivo, el plazo pasa al siguiente día hábil.
En Canarias no hay IVA sino IGIC, que se declara ante la Agencia Tributaria Canaria con el modelo 420 en los mismos meses: abril, julio, octubre y enero. Los clientes en el régimen especial del pequeño empresario no presentan el 420, aunque muchos siguen presentando su 130 o su 131 ante la Agencia Tributaria.
La clave está en la última columna: para presentar el día 20 con calma, los papeles tienen que estar dentro hacia el día 10. Ese es el plazo que hay que comunicar al cliente, no el oficial.
| Trimestre | Plazo oficial (303, 130, 131) | Fecha interna razonable para tener los papeles |
|---|---|---|
| 1.º (enero a marzo) | Del 1 al 20 de abril | 10 de abril |
| 2.º (abril a junio) | Del 1 al 20 de julio | 10 de julio |
| 3.º (julio a septiembre) | Del 1 al 20 de octubre | 10 de octubre |
| 4.º (octubre a diciembre) | Del 1 al 30 de enero | 15 de enero |
Por qué los papeles llegan el último día
Casi nunca es mala fe. Es que pedir la documentación de forma genérica («mándanos lo del trimestre») obliga al cliente a pensar qué tiene que mandar, y eso lo deja para luego. Y como no hay un recordatorio claro hasta que el despacho llama, el «luego» llega el día 18.
- La petición no dice qué hay que mandar exactamente ni hasta cuándo
- Los papeles llegan por cuatro sitios distintos (correo, WhatsApp, en mano, por el portal) y nadie sabe qué falta
- Solo se recuerda una vez, y tarde
- El cliente sin movimientos no avisa, y hay que llamarle para saberlo
Un calendario de avisos que se puede copiar
Funciona mejor que una sola petición porque cada mensaje es corto y concreto, y porque quien ya ha cumplido deja de recibirlos. Fuera domingos y noches: un recordatorio a las once de la noche no adelanta nada y molesta.
| Día | Mensaje | A quién |
|---|---|---|
| 1 del mes | Petición con la lista de lo que necesitas y la fecha interna (por ejemplo, el día 10) | A toda la cartera |
| 4 | Recordatorio corto | A quien no ha mandado nada |
| 7 | Recordatorio con lo que falta | A quien no ha mandado nada o lo ha mandado a medias |
| 10 | Último aviso: «hoy es el día» | A quien sigue sin completar |
| 11 | Llamada del despacho | Solo a los que siguen sin mandar nada |
Qué pedir para que el cliente no tenga que pensar
Cuanto más concreta la lista, antes contesta el cliente. Y dale siempre una salida para cuando no tiene nada que mandar: una respuesta como SIN MOVIMIENTOS te ahorra la llamada para preguntar.
- Facturas emitidas del trimestre
- Facturas de gastos y de compras
- Extractos o justificantes de cobros y pagos si los usas
- Si tiene trabajadores, las novedades de nóminas de cada mes (altas, bajas, horas extra, vacaciones), o «nada»
- Que conteste LISTO cuando lo haya mandado todo, o SIN MOVIMIENTOS si no ha tenido actividad
Correo, portal o WhatsApp
Cada canal tiene su sitio. El portal del cliente es ordenado, pero los autónomos pequeños no entran. El correo funciona con los clientes grandes. Y el WhatsApp lo usan todos, pero si es el móvil personal de alguien del despacho, los papeles se mezclan con todo lo demás y no queda constancia de quién mandó qué.
| Canal | Lo bueno | Lo malo |
|---|---|---|
| Correo | Queda todo por escrito | Se pierde en la bandeja y el cliente pequeño lo deja para luego |
| Portal del cliente | Ordenado y seguro | Los autónomos pequeños no entran o no recuerdan la contraseña |
| WhatsApp personal del despacho | El cliente contesta en el momento | Se mezcla todo, no hay registro y depende de una persona |
| WhatsApp del despacho con recogida automática | El cliente contesta en el momento y cada documento queda guardado con su cliente | Es un servicio de pago y hay que cargar la cartera una vez |
Cuántas horas se van en perseguir papeles
Una cuenta para hacerla con tus números: un despacho con 120 clientes trimestrales que dedica 40 minutos por cliente entre llamadas, mensajes y correos gasta unas 80 horas cada trimestre solo en pedir documentación. Si unos avisos bien hechos se ocupan de la mayor parte y el equipo solo llama a quien no contesta, se recupera más de la mitad de ese tiempo.
Esa mitad es una hipótesis prudente, no una medición: depende de tu cartera. Lo que no cambia es cuándo se nota, que es la última semana de cada trimestre, justo cuando el equipo debería estar revisando y presentando.
Cómo lo hace CUADRAN Despacho
Pegas tu cartera una vez (nombre, móvil, si presenta trimestrales y si tiene trabajadores) y creas la petición del trimestre con tu fecha interna. Cada cliente recibe un WhatsApp con lo que necesitas y hasta cuándo, manda las fotos o los PDF por el mismo chat y responde LISTO o SIN MOVIMIENTOS. A quien no ha mandado nada o lo ha mandado a medias le llegan hasta cuatro recordatorios, nunca en domingo ni de noche, y en cuanto cumple dejan de llegarle.
En el panel ves un semáforo de toda la cartera (completo, a medias o nada) y descargas lo de cada cliente. Cada documento puede llegarte también al correo o al buzón de tu programa de contabilidad. Cada mes pide además las novedades de nóminas a los clientes con trabajadores. El asistente no da asesoramiento fiscal ni calcula impuestos: lo que no es papeleo se lo pasa a tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se presenta el IVA trimestral?
El modelo 303 se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el del cuarto trimestre del 1 al 30 de enero. Si el último día es festivo o fin de semana, pasa al siguiente día hábil.
¿Y en Canarias?
En Canarias no se paga IVA sino IGIC, que se declara ante la Agencia Tributaria Canaria con el modelo 420 en los mismos meses. Los pagos fraccionados del IRPF (130 y 131) se siguen presentando ante la Agencia Tributaria.
¿Cuándo conviene pedir la documentación a los clientes?
El primer día del mes siguiente al trimestre, con una fecha interna hacia el día 10, y con recordatorios solo a quien no ha mandado nada o lo ha mandado a medias.
¿Se pueden pedir y recibir documentos de clientes por WhatsApp cumpliendo la protección de datos?
Sí, si el canal es del despacho y el proveedor firma el encargo de tratamiento del artículo 28 del RGPD. Lo que conviene evitar es que los papeles acaben en el móvil personal de un empleado.
¿El asistente contesta dudas fiscales a mis clientes?
No. CUADRAN pide, recuerda y recoge documentación, y contesta preguntas de papeleo como «¿qué os he mandado?» o «¿hasta cuándo tengo?». Cualquier consulta fiscal se la pasa a tu equipo.
Fuentes
- Agencia Tributaria — Calendario del contribuyente — Plazos de las autoliquidaciones trimestrales (303, 130, 131): del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero el cuarto trimestre.
- Guía Fiscal — IGIC de Canarias: tipos y modelos 420 y 425 — El modelo 420 es la autoliquidación trimestral del IGIC en régimen general, ante la Agencia Tributaria Canaria.
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), artículo 28 — Obligaciones del encargado del tratamiento cuando un proveedor trata datos por cuenta del despacho.